เลขาจำเป็น กับภาระกิจส่งตารางนัดหมายให้ผู้เข้าร่วมประชุม

ไม่ว่าคุณจะเป็นเลขานุการจริงๆ หรือเลขาจำเป็นก็ตาม ภาระกิจอันสุดแสนธรรมดา แต่ก็สร้างปัญหาอยู่เป็นประจำคือ การนัดหมายให้ทีมงานเข้าร่วมประชุม ซึ่งถ้าส่งเป็นเมล์แจ้งเฉยๆ พอถึงวันจริงผู้เข้าร่วมประชุมมักลืม?!!

นายเกาเหลามีวิธีอันสุดแสนวิเศษ ที่จะทำงานให้การนัดประชุมกลายเป็นเรื่องชิลๆ เพียงใช้ Microsoft Outlook ช่วยแจ้งกำหนดการประชุม พร้อมจองล็อกคิวในปฏิทิน ซึ่งแต่ละคนสามารถตอบรับ ปฏิเสธ หรือเสนอแนะเวลาใหม่ได้

โดยการนัดประชุมทุกครั้งจะต้องมีข้อมูลพื้นฐาน 3 ข้อ คือคนที่จะเข้าร่วมประชุม, เวลา ระยะเวลาของการประชุม และสถานที่จัดการประชุม

1. ให้เข้าไปที่ Calendar > Actions > New Meeting Request

mail1

 

2. ระบุอีเมล์ของผู้ที่เราจะนัดประชุม หัวข้อการประชุม วัน เวลา สถานที่ ให้ครบถ้วน ก่อนส่งต้องแน่ใจว่าได้กำหนดการสนองตอบไว้แล้ว รวมทั้งอนุญาตให้ผู้รับการนัดหมายเสนอเวลาใหม่ได้ด้วย เมื่อเรียบร้อยแล้ว คลิก Send

mail2

 

3. เราสามารถติดตามผลการนัดประชุมได้โดยดับเบิลคลิกที่วันเวลาที่กำหนดใน calendar จะปรากฏหน้าต่างแสดงผลการสนองตอบการนัด หากต้องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขการนัดหมาย ก็สามารถทำได้จากหน้านี้ แล้วคลิก Send

mail3

 

4. สามารถเลือก tracking เพื่อติดตามผลอย่างละเอียดได้ด้วย

mail4

Facebook Comments